Faktura za fotografa: IPS QR kod, avans, PDV i SEF

Većina fotografa voli da snima, a ne da piše fakture. Ipak, dobro složena faktura ubrzava naplatu, smanjuje nesporazume sa klijentima i čuva vas od problema sa knjigovođom i inspekcijom. U ovom vodiču objašnjavamo šta je IPS QR kod, šta faktura treba da sadrži, kada se izdaje profaktura, kako se postupa sa avansom i kada morate koristiti Sistem e-faktura (SEF).

Šta je IPS QR kod

IPS je sistem za instant plaćanja Narodne banke Srbije. Omogućava prenos novca između računa u različitim bankama za nekoliko sekundi, bilo kog dana i u bilo koje doba. NBS je propisala standard za IPS QR kod: kod u sebi nosi broj računa primaoca, naziv primaoca, iznos, valutu, šifru plaćanja, svrhu i poziv na broj.

Klijent otvori mobilnu aplikaciju svoje banke, izabere opciju „IPS skeniraj” (naziv se razlikuje od banke do banke), skenira kod sa PDF fakture ili ekrana i potvrdi plaćanje. Ne mora ručno da prepisuje broj računa od 18 cifara, pa nema ni grešaka u pozivu na broj. Za vas to znači brže uplate i lakše povezivanje uplate sa fakturom.

• Uplata stiže odmah, a ne sledećeg radnog dana.
• Nema grešaka u broju računa i pozivu na broj.
• Klijentu je plaćanje jednostavnije, pa ređe odlaže uplatu.
• Poziv na broj iz koda olakšava sparivanje uplate sa fakturom pri pregledu izvoda.

Šta faktura mora da sadrži

Tačan spisak obaveznih elemenata zavisi od toga da li ste u sistemu PDV-a, ali u praksi faktura fotografa preduzetnika obično sadrži sledeće:

1. Naziv, adresu, PIB i matični broj izdavaoca (vaše radnje ili firme).
2. Broj tekućeg računa i naziv banke.
3. Naziv i adresu kupca; za pravna lica i PIB i matični broj.
4. Broj fakture u kontinuiranom nizu i mesto i datum izdavanja.
5. Datum prometa usluge — za venčanje to je obično datum snimanja ili isporuke, po dogovoru sa knjigovođom.
6. Opis usluge, količinu, jediničnu cenu i ukupan iznos (na primer „Fotografisanje venčanja, paket Ceo dan”).
7. Iznos uplaćenog avansa, ako postoji, i iznos za uplatu.
8. Rok i način plaćanja, poziv na broj i, po želji, IPS QR kod.
9. Za obveznike PDV-a: osnovicu, stopu i iznos PDV-a; za one koji nisu u sistemu: napomenu da nisu obveznici PDV-a.

PDV ili ne: šta piše na fakturi

Većina fotografa preduzetnika na početku nije u sistemu PDV-a, jer im promet ne prelazi zakonski prag. U tom slučaju na fakturi ne iskazujete PDV, a uobičajeno je da navedete napomenu poput „Obveznik nije u sistemu PDV-a” ili „Izdavalac računa nije obveznik PDV-a”. Tačnu formulaciju i pozivanje na član zakona proverite sa knjigovođom.

Kada promet u prethodnih 12 meseci pređe prag propisan Zakonom o PDV-u, ulazite u sistem PDV-a i faktura dobija osnovicu, stopu i iznos poreza. Iznos praga se može menjati, pa ga pratite zajedno sa knjigovođom.

Profaktura, avans i konačna faktura

Kod venčanja je uobičajeno da klijent rezerviše datum uplatom avansa, a ostatak plati pred venčanje ili po isporuci. Redosled dokumenata obično izgleda ovako:

1. 1

   Profaktura za avans

   Profaktura (predračun) nije računovodstveni dokument nego poziv na plaćanje. Šaljete je posle potpisivanja ugovora, sa iznosom avansa, rokom i IPS QR kodom.

2. 2

   Avansni račun (za obveznike PDV-a)

   Ako ste u sistemu PDV-a, po prijemu avansa po pravilu izdajete avansni račun i obračunavate PDV na primljeni avans. Ako niste obveznik, uplatu evidentirate kako vam knjigovođa kaže.

3. 3

   Konačna faktura

   Posle izvršene usluge izdajete fakturu na ukupan iznos, umanjenu za primljeni avans, sa preostalim iznosom za uplatu.

4. 4

   Praćenje uplate

   Proverite izvod i zatvorite fakturu kao plaćenu. Ako uplata kasni, pošaljite ljubazan podsetnik pre isteka roka, ne posle.

SEF: kada fotograf mora da koristi e-fakture

Sistem e-faktura (SEF) je državna platforma preko koje se razmenjuju elektronske fakture. Kada fakturišete pravnom licu ili preduzetniku (B2B) ili javnom sektoru (B2G), faktura se po pravilu šalje preko SEF-a, u zavisnosti od vašeg statusa i statusa kupca. Kada fotografišete venčanje fizičkim licima, SEF se ne koristi za tu fakturu.

Fotografi najčešće dođu u dodir sa SEF-om kada rade korporativne događaje, fotografisanje proizvoda ili poslovne portrete za firme. Fakturu možete uneti ručno u SEF portal ili je uvesti kao UBL XML fajl iz programa za fakturisanje. Captures, na primer, pravi fakture i profakture sa IPS QR kodom i izvozi e-fakturu u UBL formatu, koju zatim učitavate u SEF.

Saveti za bržu naplatu

• Uslove plaćanja (avans, rok za ostatak, šta se dešava pri otkazivanju) definišite u ugovoru, a ne tek na fakturi.
• Na svaku profakturu i fakturu stavite IPS QR kod — klijenti ga koriste više nego što biste očekivali.
• Fakturu šaljite kao PDF uz kratku poruku sa iznosom i rokom u telu mejla.
• Vodite evidenciju uplata redovno, na primer uvozom izvoda iz banke jednom nedeljno.
• Podesite podsetnik nekoliko dana pre roka plaćanja.
• Isporuku pune galerije možete vezati za izmirenje ostatka, ako je to navedeno u ugovoru.