Arhiviranje fotografija i zaštita podataka o ličnosti: vodič za fotografe

Dva pitanja muče skoro svakog fotografa posle nekoliko sezona: koliko dugo moram da čuvam sve ove fajlove i šta smem da radim sa fotografijama ljudi. Prvo je pitanje prostora i rizika, drugo pitanje zakona i poverenja. Ovaj vodič daje praktičan okvir za oba.

Koliko dugo čuvati originale

Zakon ne propisuje koliko fotograf mora da čuva fotografije sa snimanja. Rok određuješ ti, a najvažnije je da ga jasno napišeš u ugovoru i da ga poštuješ. Klijenti često misle da fotograf čuva sve zauvek, pa nesporazum nastane tek kada posle pet godina zatraže originale.

Dobra praksa je da klijentu pri isporuci jasno kažeš: „Vaša galerija je aktivna do tog i tog datuma, a originale čuvamo godinu dana. Molimo vas da preuzmete fotografije i sačuvate ih na dva mesta.” Klijent tako preuzima deo odgovornosti, a ti imaš jasan plan brisanja.

Pravilo 3-2-1 za bekap

Kartice otkazuju, diskovi umiru, laptopovi se kradu, a stanovi plave. Pravilo 3-2-1 je najjednostavniji način da gubitak jednog uređaja ne postane gubitak posla.

1. 1

   3 kopije

   Original na radnom disku i još dve kopije. Ne briši kartice dok nemaš bar dve kopije na različitim mestima.

2. 2

   2 različita medija

   Na primer interni SSD i eksterni disk ili NAS. Dve particije na istom disku nisu dve kopije.

3. 3

   1 kopija van studija

   Oblak ili disk kod druge osobe. Požar ili krađa ne smeju da odnesu sve kopije odjednom.

• Snimaj na dve kartice odjednom kad god fotoaparat to podržava, posebno na venčanjima.
• Posle snimanja odmah kopiraj na dva mesta, pre nego što legneš da spavaš.
• Jednom mesečno proveri da li se bekap zaista može vratiti: bekap koji nikad nisi testirao nije bekap.
• Šifruj prenosne diskove. Izgubljen disk sa fotografijama klijenata je i curenje podataka o ličnosti.
• Vodi jednostavnu evidenciju: koje snimanje, gde su kopije, do kada se čuva.

Online galerija može biti jedna od tih kopija, ali proveri gde se fajlovi zaista čuvaju i da li servis pravi sopstvenu rezervnu kopiju. Captures, na primer, čuva originale u data centrima u EU (Nemačka i Finska) sa rezervnom kopijom, a preglede galerija servira sa brzih diskova. I dalje važi pravilo: jedan servis nije tvoja jedina kopija.

Osnove ZZPL-a za fotografe

Fotografija na kojoj se može prepoznati osoba je podatak o ličnosti. U Srbiji se na to primenjuje Zakon o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL), koji je u velikoj meri usklađen sa evropskom Opštom uredbom o zaštiti podataka (GDPR). Ako radiš sa klijentima iz EU ili ih ciljaš, GDPR se može primenjivati i direktno. Nadzor u Srbiji vrši Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

Šta to praktično znači

• Pravni osnov: fotografisanje po ugovoru obično se zasniva na izvršenju ugovora, a objava u portfoliju ili na društvenim mrežama najčešće traži posebnu saglasnost.
• Saglasnost mora biti dobrovoljna, konkretna i odvojena: ne kriji dozvolu za objavljivanje u sitnim slovima ugovora, ponudi posebno polje za čekiranje.
• Svrha i rok: napiši zašto čuvaš podatke i koliko dugo, i ne koristi ih za nešto drugo.
• Prava klijenta: pravo na uvid, ispravku, brisanje i povlačenje saglasnosti. Povlačenje ne važi unazad, ali posle toga sliku više ne smeš da koristiš za tu svrhu.
• Obrađivači: servisi kojima šalješ fotografije (galerija, oblak, štamparija) obrađuju podatke u tvoje ime. Biraj one koji imaju jasne uslove i omogućavaju izvoz i brisanje podataka.
• Bezbednost: lozinke, dvofaktorska autentifikacija, šifrovani diskovi, privatne galerije za osetljiva snimanja.

Maloletnici: dodatni oprez

Deca uživaju pojačanu zaštitu. Za fotografisanje dece i, posebno, za bilo kakvo javno objavljivanje fotografija dece, traži pisanu saglasnost roditelja ili staratelja. U vrtićima, školama i na sportskim događajima dogovori se sa ustanovom ko prikuplja saglasnosti i šta se dešava sa decom za koju saglasnost nije data.

• Galerije sa decom drži privatnim, zaštićenim lozinkom, i deli ih samo sa roditeljima.
• Ne objavljuj puno ime deteta, školu ili lokaciju uz fotografiju.
• Za portfolio biraj kadrove gde dete nije lako prepoznatljivo, osim ako imaš izričitu dozvolu.
• Ne koristi prepoznavanje lica na galerijama u kojima ima maloletnika.

Prepoznavanje lica i saglasnost

Funkcije tipa „pronađi sebe” (gost pošalje selfi, a galerija mu pokaže fotografije na kojima se nalazi) veoma su korisne na velikim događajima. Ali prepoznavanje lica koristi biometrijske podatke, koje ZZPL i GDPR svrstavaju u posebne vrste podataka o ličnosti. To znači strožija pravila: po pravilu je potreban izričit pristanak svake osobe čije se lice obrađuje.

• Uključuj ovu funkciju samo kada je zaista potrebna, i obavesti klijenta šta ona radi.
• Svaki gost treba da da izričit pristanak pre korišćenja, uz jasno objašnjenje.
• Selfi ne treba da se čuva duže nego što je potrebno za pretragu.
• Nikad za galerije sa decom.

U Captures-u je pretraga „Pronađi me” upravo tako podešena: radi samo ako je studio uključi i ako svaki gost izričito pristane, selfi se ne čuva, a nije dostupna za galerije sa maloletnicima.

Plan brisanja

Arhiva bez plana brisanja raste dok ne postane skupa i rizična. Jednom godišnje prođi kroz evidenciju: snimanja kojima je istekao rok čuvanja obriši sa svih kopija, uključujući i oblak, ili ih, uz saglasnost, prebaci u portfolio. Pre brisanja klijentu pošalji podsetnik da preuzme fotografije. Tako ispunjavaš ono što si obećao u ugovoru, štediš prostor i smanjuješ rizik.